امروزه اطلاعات عامل اصلی کسب قدرت است و تسلط واقعی، تسلط اطلاعاتی است. جنگ میان کشورهای غنی و فقیر، در واقع جنگ اطلاعاتی است و کشورهای سلطه گر که خواستار استمرار بهره جویی خود از منابع و ثروت کشورهای عقب مانده هستند، علاقه ای به ایجاد زیربناهای اطلاعاتی در این کشورها ندارند.

اطلاعات مدیریت تنها ابزاری است که مدیران را در اتخاذ تصمیم یاری می کند. مدیران با دریافت اطلاعات و پردازش آن به شناختی دست می یابند که بر اساس آن گزینه های ممکن در حل مسائل را تشخیص داده و مناسبترین آنها را انتخاب می کنند. هنگامی که مدیر به سازماندهی می پردازد، برنامه ریزی می کند و یا به استخدام نیروی انسانی اقدام می نماید.

علم اطلاعات مدیریت، با تحولات قرن حاضر تولد و نضج یافته است و متأسفانه، مدیریت در کشورهای در حال توسعه جز سایه و شمالی کمرنگ و برداشتی ناقص، بهره ای از علم اطلاعات مدیریت نگرفته است، که ثمره آن ناهنجاری در توسعه اقتصادی وناهماهنگی در فعالیتهای آنها است (بهشتیان، 1384، ص 12).

ورود از عصر صنعت بع عصر اطلاعات ودانش، تمامی جنبه های مختلف زندگی بشر را تحت تاثیر خود قرار داده است. سازمان ها به عنوان نهادهایی که از دستاوردهای عصر صنعت بوده اند، با تحولات اخیر و ورود به عصر دانش دستخوش تغییرات بسیاری گردیده است. سیستم های اطلاعاتی مدیریت به عنوان یک پدیده جدید و به عنوان یک عامل پیش برنده در انطباق سازمان ها با تحولات امروزین شناخته شده است(جیمز. ا.ابراین، 1389 ص 3).

امروزه گسترش روز افزون فناوری های ارتباطات و اطلاعات، حوزه های مختلف زندگی بشر را دگرگون ساخته است. یکی از مهمترین حوزه هایی که با ورود این فناوری ها دچار تحولات بنیادین گردیده، حوزه آموزش و مدیریت می باشد.

به طوری که مدیران قرن بیست و یک در محیطی همواره در حال تغییر و دگرگونی بسر می برند که بدون داشتن مهارت های شناختی، علمی و نگرشی، حضور در عرصه رقابت واثر گذاری در این محیط میسر نیست و همین امر برنامه ریزی برای آموزش چنین مهارت هایی را ضروری می نماید(شریفی، 1388 ص11).

در جهان امروز، اطلاعات و ارتباطات مکمل توسعه خردمند است. در واقع وجود اطلاعات کافی و مجموعه های آن در طبقه بندیهای تخصصی موجب شده است تا افراد به طور قابل ملاحظه ای به دانش و کاربرد آن دسترسی پیدا کنند. نظریاتی از قبیل دهکده جهانی، دولت الکترونیکی، تجارت الکترونیکی، آموزش الکترونیکی و غیره دلالت بر رشد محیطی جدید دارد که در آن فناوری اطلاعات و آموزش در اطراف ما هستند و دسترسی به اطلاعات خاص باعث می شود تا افراد در حل مشکلاتشان از آن استفاده نمایند (بدرقه، 1389 ص 3).

در این شرایط اطلاعات در کنار عواملی مانند نیروی انسانی، مواد اولیه، سرمایه، انرژی و ماشین آلات، به عنوان یکی از عوامل تولید، نقش مهمی را ایفا می کند و این نقش روز به روز و با گذشت زمان با اهمیت تر می شود.

بنابراین همان گونه که استفاده بهینه از سایر منابع نیاز به مدیریت دارند، اطلاعات نیز از این امر مستثنی نبوده و استفاده مناسب از آن بعنوان یک منبع حیاتی نیاز به مدیریتی صحیح و ضابطه مند دارد.

سیستم اطلاعات مدیریت، علمی است که برای همین منظور، یعنی مدیریت اطلاعات بکار برده می شود. بدون شک با توسعه سازمانها و گسترش وظایف و مسولیت های مدیریت، تصمیمات مدیر همواره باید بر پایه بررسی های فنی و آماری و اطلاعات صحیح و بر طبق اصول و روشهای خاص علمی و شناخته شده استوار باشد.

بنابراین بدیهی است که اتخاذ هر نوع تصمیم صحیح مستلزم دسترسی به اطلاعات صحیح، دقیق و به موقع می باشد. بههمین جهت نیاز به یک سیستم اطلاعاتی مناسب در سازمان ها ضرورتی انکار ناپذیر است.

متأسفانه اطلاعات واهمیت آن در کشورهای جهان سوم جایگاه واقعی خود را پیدا نکرده وبه همین جهت زیر بناهای اطلاعاتی، در این کشورها به طور مطلوب و کارآم شکل نیافته اند.

روشهای سنتی و قدیمی اطلاعات مدیریت پاسخگوی شرایط پیچیده و بهسرعت در حال تغییر عصر حاضر نیست و نمی توان در برخورد با مشکلات و چالش های مهم و تصمیم گیری صرفاً به ذهنیت ها و یا گزارشات محدود و گفته های دست اندرکاران اتکا نمود. بلکه اداره امور به شیوه ای موثر وکارآمد مستلزم جمع آوری، طبقه بندی و پردازش انبوهی از اطلاعات گوناگون است که با آهنگی سریع رشد کردهوهمین تحلیل آنها را سخت تر می کند.

با پیشرفت سریع فناوری اطلاعات و رشد آگاهی و توانایی آحاد جامعه و افزایش سطح توقع آنها ادارات دولتی نیز بایستی درصدد استفاده صحیح از این فناوریها وا فزایش سرعت و کیفیت خدمات خود باشند. استقرار و به کارگیری سیستم اطلاعات مدیریت جهت اتخاذ تصمیمات مناسب و برنامه ریزی دقیق در راستای افزایش کارایی و بهره وری در ادارات دولتی می تواند کمک شایان توجهی به مدیران و سیاست

 

 گذاران ارگانهای دولتی بنماید. بدین ترتیب همزمان با توسعه روز افزون فناوری اطلاعات در جهان، در برنامه ریزی های ملی نیز توجه بیشتر به این فن آوری ضرورت دارد.

 

2-1-بیان مسأله

مدیریت امروز در مواجهه باافزایش پیچیدگی تصمیم گیری ها دریافته است که سیستم های دستی گسترده و غیر متمرکز واغلب غیر مرتبط موجود، با توجه به اهمیت فوق العاده زیادی که اطلاعات دارد، قادر به تأمین اطلاعات مورد نیاز وارائه آنها در زمان مناسب نیستند واغلب مدیران سازمان ها با انبوهی از داده ها و یا طوماری از سوابق اطلاعاتی روبرو هستند که برای آنها در تصمیم گیری، برنامه ریزی، سازمان دهی و کنترل و هدایت صحیح و مطلوب، تأثیر چندانی ندارند.

مجموعه این عوامل وابسته به هم، موجب می شوند که سازمانها همواره از بحران اطلاعاتی بوجود آمده در عذاب باشند و این در حالی است که خود نیز متوجه این فقدان و مشکل نیستند. رفع تناقض مذکور و فراهم کردن مقدمات دسترسی مدیریت به یک مجموعه اطلاعاتی بوجود آمده در عذاب باشند و این در حالی است که خود نیز متوجه این فقدان و مشکل نیستند.

رفع تناقض مذکور و فراهم کردن مقدمات دسترسی مدیریت به یک مجموعه اطلاعاتی منظم، کامل، صحیح وقابل انعطاف در گروه تهیه مجموعه ای جامع، کامل و به هم پیوسته از سیستم ها و ساز و کارهایی است که به آن سیستم اطلاعات مدیریت گفته می شود.

سیستم اطلاعات مدیریت، سیستم سازمان یافته و ابزار مناسبی است که اطلاعات صحیح و خلاصه شده را در موقع مناسب به تصمیم گیرندگان و مدیران ارائه داده وامکان تصمیم گیری صحیح ودقیق را برای مدیران سازمان فراهم می سازد.

هدف نهایی از ایجاد این سیستم گردآوری، پالایش، تجزیه و تحلیل، پردازش، فشرده و تخلیص کردن، ذخیره کردن وسرانجام انتقال تمامی اطلاعات گذشته و حال سازمان ها و پدیده های مرتبط با آنها، در یک بانک اطلاعاتی متمرکز با امکان دسترسی سریع برای مدیران آنها است.

سیستم های اطلاعاتی موجبات افزایش آگاهی های مدیران و کارشناسان سطوح مختلف سازمان را فراهم ساخته، با طرح مفاهیم جدید نه تنها حیطه دانش آنها را در مورد اینکه قادر به انجام چه کارهایی و اتخاذ چه تصمیم هایی خواهند بود، وسعت می بخشند بلکه آنان را در هر چه بهتر انجام دادن مسئولیت ها و فعالیت هایشان یاری می نماید.

بهره گیری از امکانات ناشی از توسعه سیستم های اطلاعاتی مبتنی بر رایانه، برای تسریع در عملیات اداری و عرضه سریع و مقرون به صرفه خدمات و محصولات تولیدی سازمان ها باعث شده است که در کشورهای توسعه یافته، این گونه سیستم ها در بیشتر رشته ها و زمینه ها بکار گرفته شوند.

در حال حاضر بسیاری از کشورهای در حال توسعه نیز به پیامدهای به کارگیری سیستم های نوین رایانه ای آگاه شده و برای تبدیل روش های سنتی خود به سیستم های پیشرفته نوین، تمایل بیشتری پیدا نموده اند(مدیسون ودارنتون، 1996).

کشور ایران نیز از این امر مستثنی نبوده ودر این راستا در سالهای اخیر سرمایه گذاری های زیادی در زمینه خرید تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری در ادارات دولتی انجام گردیده است.

ورود سیستم های اطلاعاتی به سازمانهای کشور ایران به ویژه سازمانهای دولتی ،همواره موفقیت آمیز و بدون دردسر نبوده است.

در بسیاری از موارد سیستم های ایجاد شده نتوانسته اند انتظارات بجا و نابجای متقاضیان(به خصوص مدیران) را برآورده سازند و همین عدم رضایت به هر حال باعث شده نه تنها مشکلات قبلی حل نشود، بلکه سیستم و سازمان دچار اختلال گردیده و علاوه بر صرف هزینه و وقت زیاد از کیفیت و بازدهی آنها نیز کاسته شود.

اگر چه این مشکل در کشورهای پیشرفته نیز وجود دارد، ولیکن در کشورهای جهان سوم از جمله کشور ایران که دانش و فناوری اطلاعات سابقه طولانی نداشته و سیاستها و استانداردهای رسمی نیز یا وجود ندارد ویا هنوز در مراحل اولیه و در حال شکل گیری می باشد، حادتر به نظر می رسد(قاضی زاده فرد، 1388).

اهمیت روز افزون فناوری اطلاعات وفرصتهایی که برای بخش دولتی فراهم می کند باعث شده اند که بسیاری از کشورها از جمله ایران هزینه های فراوانی را به کاربرد آن در سازمانهای دولتی خود اختصاص دهند. پر واضح است که صرف هر گونه هزینه ای در این زمینه هنگامی کارا و اثر بخش خواهد بود که به عوامل پیش برنده و بازدارنده کاربرد این فناوری توجه شود.

این موضوع در بخش دولتی اهمیت بیشتری دارد چرا که در این بخش، فعالیتها بسیار گسترده و متنوع هستند و تخصیص اعتبارات نیز به صورت متمرکز صورت می گیرد.

بنابراین آگاهی از وضعیت سازمانهای دولتی ازاین دیدگاه و چگونگی این عوامل در آنها به بهبود فرایند و نتایج تخصیص اعتبارات مربوط به کاربرد فناوری اطلاعات کمک می کند(علیدوستی، 1384 ص2).

فقر و ضعف اطلاعات موجب می شود سازمان ها و ادارات دولتی نه تنها تصویر درست و کاملی از آینده نداشته باشند، بلکه حتی نتوانند نقاط قوت و ضعف و وضع گذشته و موجود سازمان را درست و کامل بشناسند.

در نتیجه نه می توانند هدف گذاری صحیح بکنند و نه قادرند فعالیتهای مناسبی را برای این سازمان ها طراحی نمایند و در نتیجه از منابع سازمان استفاده بهینه نخواهد شد.

از این رو می توان یکی از عمده ترین دلایل عدم کارایی و عدم موفقیت سیستم اداری ایران را تصمیم گیری ضعیف یا غلط و بی موقع مدیریت به علت عدم وجود اطلاعات کافی و مناسب دانست واین موضوع می تواند به دلیل اهمیت کافی قائل نشدن برای اطلاعات مناسب، دقیق، صحیح، قابل اعتماد، به هنگام و کامل باشد.

با وجود سرمایه گذاری های وسیع در حوزه فناوری اطلاعات، به دلایل گوناگون اطلاع دقیقی از حاصل این سرمایه گذاری ها در دست نیست اما شواهد نشان می دهد ناکامی در این سرمایه گذاری ها نسبت به توفیق در آنها رایج تر بوده و در سطح سازمانی و ملی کارایی و اثر بخشی مورد انتظار از سرمایه گذاری در این زمینه به دست نیامده است (ادوارد، 2002).

لذا بررسی دلایل ناکامی سیستم اطلاعات مدیریت به منظور شناسایی موانع واتخاذ تمهیدات لازم جهت انجام اقدامات پیشگیرانه در جهت رفع موانع و باکم کردن اثر آنها ضروری است.

از طرفی مطالعات نشان می دهد ناکامی در کاربرد فناوری اطلاعات، اقتضایی است به عبارت دیگر این ناکامی تابعی از شرایط کاربرد فناوری اطلاعات به شمار می رود. (Dehning and Richardson 2002) .

بدین معنی که موانع استقرار و به کارگیری سیستم اطلاعات مدیریت می توانند در حیطها و زمینه های گوناگون، متفاوت باشند.

به همین دلیل، این پژوهش به دنبال یافتن و تبیین چنین موانعی در محیط، اداره های کل و سازمانهای دولتی استان ایلام و طراحی و تبیین مدلی برای آنهاست. علاوه بر شناخت موانع به خودی خود، موضوع پژوهش شامل بررسی اهمیت این عوامل در این سازمانها نیز می شود.

مطالعه جدول (1-1) نشان می دهد که تحقیقات پیشین انجام گرفته درایران در زمینه بررسی موانع پیش روی استقرار و به کارگیری سیستم اطلاعات مدیریت در قلمرو مکانی یک سازمان یا یک وزارتخانه خاص بوده، و یا در برخی موارد که بررسی کلیه ادارات دولتی مدنظر قرار گرفته است تمرکز تحقیق بر یک مانع خاص بوده و سایر موانع مورد بررسی قرار نگرفته اند.

در حالیکه تحقیق حاضر در نظر دارد در کلیه سازمان ها و ادارات دولتیاستان ایلام همه موانع استقرار و به کارگیری سیستم اطلاعات مدیریت را شناسایی، دسته بندی و اولویت بندی نماید.

 

 

جدول (1-1). اطلاعات بخشی از تحقیق های انجام گرفته قبلی در زمینه موضوع تحقیق

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ردیف	عنوان تحقیق	نام محقق
1	مطالعه و بررسی سیستم اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی وزارت جهاد سازندگی.	خدمتی(1371)
2	طراحی و تبیین الگوی بررسی و تحلیل موانع انسانی در  استقرار و به کارگیری نظام اطلاعات مدیریت(با تمرکز بر سازمان های دولتی ایران)	قاضی زاده فرد (1375)
3	شناسایی موانع مرتبط با استقرار سیستم اطلاعاتی مدیریت در حوزه ستادی وزارت کشاورزی	استاد محمدی(1379)
4	استلزامات و چالش های به کارگیری سیستم اطلاعات مدیریت در نظام ترویج و آموزش کشاورزی ایران	بدرقه (1389)

 

لازم به ذکر است که در کشور ایران به ویژه در ادارات دولتی، از سیستم های اطلاعات مدیریت با معنا و مفهومی که از (MIS) [1]در کشورهای توسعه یافته رایج است استفاده نمی شود و معمولاً هر سیستم اطلاعاتی، حتی از انواع دیگر آن مانند (TPS) [2]هاکه گزارش هایی را برای مدیران سازمان ها تهیه و ارائه می نمایند (MIS) تلقی و نام گذاری می شوند.

در صورتی که این سیستم ها تمام خصوصیات و ویژگی های یک (MIS) واقعی را ندارند. به همین صورت در ادارات دولتی استان ایلام نیز چون (MIS) به معنای واقعی آن کمتر وجود دارد و به نحوی سیستم های اطلاعات مدیریتی زیادی در سازمان ها شکل گرفته و از آنها بهره گیری می شود، لذا کلیه این سیستم ها که در این ادارات ایجاد و به کارگیری می شوند را با مقداری اغماض (MIS) تلقی نموده و در این تحقیق از آنها به عنوان (MIS) نام می بریم.

[1] . Management Information System

[2] . Transaction Processing System

(ممکن است هنگام انتقال از فایل اصلی به داخل سایت بعضی متون به هم بریزد یا بعضی نمادها و اشکال درج نشود ولی در فایل دانلودی همه چیز مرتب و کامل است)