در این فصل جهت ارزیابی کاربرد سیستم‌های اطلاعات مدیریت در مدیریت منابع انسانی، ابتدا مباحث مربوط به سیستم اطلاعات مدیریت، که شامل: تعریف سیستم و اطلاعات برای درک بهتر سیستم اطلاعات مدیریت و سپس تعریف سیستم اطلاعات مدیریت، تاریخچه سیستم اطلاعات مدیریت، انواع سیستم اطلاعات مدیریت، جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت، ضرورت سیستم اطلاعات مدیریت، سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی و ارزیابی سیستم اطلاعات مدیریت و سپس مباحث مربوط به مدیریت منابع انسانی که شامل: تعریف مدیریت منابع انسانی، هدف و وظایف مدیریت منابع انسانی است مورد بحث قرار می‌گیرد و در نهایت این فصل با بررسی پژوهش‌های مرتبط با موضوع تحقیق در خارج و داخل دنبال می‌شود. 2-1- تعریف سیستم سیستم مجموعه‌ای است که از چندین جزء وابسته به یکدیگر تشکیل یافته است. منصورکیا (1381) عقیده دارد که “سیستم عبارت است از تعدادی روش وابسته به یکدیگر که با اجرای روشهای مزبور، قسمتی از هدف یک سازمان تأمین می‌شود” (ص 42). در طول سالیان دراز تعاریف گوناگونی از سیستم بیان گردیده است که اکثراً یک مفهوم را می‌رسانند. نظر مشترک بیشتر مطالبی که درباره سیستم جمع آوری شده است آن را به این صورت تعریف کرده است که: “سیستم مجموعه‌ای از عناصر است که برای رسیدن به یک هدف مشخص و مشترک گرد هم آمده اند به طوری که بین این عناصر یک رابطه تعاملی وجود دارد و نظم در روابط بین عناصر وجود دارد. یعنی هر عنصر دارای یک نقش می‌باشد” (صرافی زاده و پناهی، 1384، ص 4). در نتیجه سیستم عبارت است از مجموعه‌ای از عناصر که به یکدیگر تأثیرات متقابل دارند. مهمترین خاصیت هر سیستم، وابستگی متقابل عناصر آن به یکدیگر و تشکیل یک مجموعه برای انجام وظیفه‌ای خاص است. 2-1-2- عناصر سیستم همانطور که گفته شد یک سیستم مجموعه‌ای از اجزاء می‌باشد که با هم، برای برآوردن یک هدف یا مقصود، در کنش متقابل می‌باشد. تحت چارچوب این تعریف، عناصر لازم برای وجود هر سیستمی‌می‌تواند مشخص گردد. این عناصر، محیط، نهاده، فرایند، بازده و بازخورد را در بر می‌گیرد. محیط سیستم هر سیستمی‌در یک محیط عمل می‌کند و با محیط خود تعامل دارد، از آن دریافتی‌هایی دارد و به آن خروجی‌هایی می‌فرستد. محیط سیستم را احاطه می‌کند. در عین حال هم بر آن اثر می‌گذارد و هم از آن متأثر می‌شود. سلمانی (1376) عقیده دارد که “محیط برای یک سیستم مشخص عبارت است از مجموعه همه اشیایی که تغییر در ویژگی‌های آنها بر روی سیستم اثر می‌گذارد و همچنین اشیایی که رفتار سیستم باعث تغییر در ویژگی‌های آنها می‌شود” (ص 10). سیادت و ربانی (1381) در تعریف دیگر محیط سیستم را به شرح زیر تعریف نموده اند: هر سیستم توسط محیطی خاص احاطه گردیده است و از عوامل محیطی از قبیل عوامل فرهنگی، طبیعی، اقتصادی، اجتماعی و سیاسی متأثر است و بر آنها اثر می‌گذارد. این تأثیر و تأثر جریانی یک جانبه نبوده و جنبه متقابل دارد. بنابراین، محیط هر سیستم را یک سری عوامل تشکیل می‌دهند که با اینکه جزء سیستم نیستند اما تغییری در هر یک از آنها می‌تواند تغییراتی را در سیستم مسبب گردد. سیستم برای ابقاء در محیط بایستی پاسخگوی نیازهای محیطی باشد و خود را با شرایط و اوضاع و احوال محیط خود تطبیق دهد (ص 33). آنچه به عنوان محیط تلقی می‌گردد به اهداف، نیازها و فعالیتهای سیستم و نیز به نوع سیستم، بستگی دارد. در نتیجه همه سیستم‌ها دارای محیط خاص خود می‌باشند و سیستم با محیط خود از طریق داده و ستاده در کنش متقابل است. داده یا ورودی هر آنچه از محیط وارد سیستم می‌شود داده یا ورودی نام دارد. اطلاعات، انرژی و تجهیزات در ارتباط با محیط هم می‌توانند نهاده باشند و هم ستاده. “منظور از وارده کلیه انرژیها و موادی است که به نحوی در سیستم وارد می‌شوند و تحرک سیستم را سبب می‌گردند” (سیادت و ربانی، 1381، ص 27). بنابراین سیستم نیازمند دریافت داده‌ها از محیط می‌باشد. سن (1990) در رابطه با ورودی سیستم عقیده دارند که: “معمولاً دو نوع ورودی وجود دارند که وارد سیستم می‌شوند: 1- ورودی مولد که ورودی‌های فعال شونده هستند و داده‌هایی که به وسیله سیستم دریافت گردیده و خروجی را پدید می‌آورد و 2- ورودی نگهدارنده که برای بهبود و توازن سیستم از محیط دریافت می‌گردد و توازن و پایداری سیستم را تضمین می‌کند” (ص 104). فرایند تبدیل یا پردازش سیستم‌ها، انرژی و داده‌های گرفته شده از محیط را تغییر شکل می‌دهند این اعمال مستلزم نوعی سازماندهی و پردازش می‌باشد. سیادت و ربانی (1381) فرایند پردازش را بدین شرح تعریف نموده اند که “وارده‌ها در سیستم طبق برنامه‌ای که سیستم دارد، در جریان تغییر و تبدیل قرار می‌گیرند و عملیاتی روی آنها انجام می‌شود” (ص 29). بنابراین پردازش تغییراتی است که بر روی ورودی‌های سیستم انجام می‌گیرد و آنها را به خروجی تبدیل می‌کند. بازده یا خروجی سیستم‌ها نوعی محصول به محیط خود صادر می‌کنند. خروجی هر چیزی است که با خروج از سیستم عبور از مرز سیستم به محیط وارد می‌شود. پس از طی جریان عملیات (سیادت و ربانی، 1381) بازده به صورت نوعی کالا یا خدمات از سیستم صادر می‌شود. خروجی‌های یک سیستم نیز مانند ورودی‌های آن ممکن است نوعی ماده، انرژی، محصول، خدمت و اطلاعات باشد. این خروجی‌ها را می‌ت وان به سه دسته طبقه‌بندی کرد: دسته اول خروجی‌هایی هستند که به طور مستقیم توسط سیستم‌های دیگر مصرف می‌شوند. دسته دوم خروجی‌هایی هستند که در فراگرد تولید همان سیستم، در مرحله بعد مصرف می‌شوند. دسته سوم خروجی‌ها، برای خود سیستم یا سایر سیستم‌ها قابل استفاده نیستند بلکه ضایعاتی دور ریختنی هستند که وارد سیستم اکولوژیکی می‌شوند. بازخورد بقای هر سیستم به توانایی سیستم برای تطبیق آن با محیط بستگی دارد. به منظور تطبیق محصولات سیستم با انتظارات محیط همواره بایستی کنترلی روی سیستم وجود داشته باشد، عملیاتی جهت اصلاح کار سیستم. سیادت و ربانی (1381) بازخورد را به شرح زیر تعریف نموده اند: در طول جریان وارده عملیات صادره، همواره یک مدار ارتباطی در سیستم وجود دارد که وضع سیستم را از هر نظر مشخص می‌نماید. وظیفه بازخورد تعیین انحرافات است که وضع سیستم را از هر نظر مشخص می‌نماید. وظیفه بازخورد تعیین انحرافات است که سیستم با توجه به آنها درصدد رفع انحرافات و ابعاد اصلاح لازم بر می‌آید. سیستمی‌موفق به ادامه حیات خویش می‌گردد که توجه دقیق به بازخورد نموده و تغییرات و تبدیلات لازم را، متناسب با شرایط زمان و مکان در خود اعمال نماید (ص 32).